Creacion de Comprobantes Contables

Consideraciones  Previas:

1. El comprobante es considerado como un resumen de cuentas y montos que responden a la ejecución de procesos específicos o registros manuales.
2. Los comprobantes los encontramos en el menú de Mayor General y se resumen en tres tipos de comprobantes: (1) Comprobantes Manuales, (2) Comprobantes del Sistema y (3) Comprobantes Fijos, que se crean en menú "Mayor General/Transacciones/Comprobantes".
3. El Personal debe tener asignado los perfiles de “contabilidad” y debe tener los conocimientos de los procesos que se puedan generar. 
4. El “Comprobante” maneja una serie de Estados que condicionan su aplicación contable.  
5. Cada “Comprobante” está definido como un tipo de comprobante previamente establecido en la ruta Mayor General/Mantenimiento/Tipos de Comprobantes.

Roles o Actores:

Los “Comprobantes” son manejados por el personal con los perfiles de “contabilidad”, dependiendo de dichos permisos, se pueden acceder a los botones, que son 3 tipos de diferentes en este módulo: 

• Comprobante Diario:  todo aquel comprobante registrado manualmente por el personal contable en donde aplican para una serie de cuentas y montos identificados como registros contables para un mes y año con estado “activo”. 
• Comprobantes del Sistema: el sistema internamente corre procesos que generan una serie de comprobantes reconocidos como “comprobantes del sistema”. Los procesos se generan por separado y crean automáticamente el comprobante con las cuentas y montos para la verificación del departamento de contabilidad. 
• Comprobantes Fijos: los comprobantes fijos permiten bajo un patrón de registros contables creados de antemano, generarlos periódicamente y enviarlos al área contable, en dónde se podrá aprobar, eliminar o  ajustar las cuentas o montos si fuera necesario. 

Proceso o Flujo:

1. “Registrar Comprobante Diario” permiso sobre el botón (3), al ser presionado se procede de la siguiente manera:  

Este proceso es un “registro manual” que permite al personal de contabilidad crear un comprobante para afectar cualquier cuenta contable siempre y cuando el comprobante este cuadrado en sus totales de débitos y créditos. Para el registro manual de un comprobante se requieren de varios campos que la pantalla indica como encabezado y detalle del comprobante:  

ENCABEZADO DEL COMPROBANTE:  

• Tipo de Comprobante: (previo del mantenimiento) por defecto es “Diario” (1). 
• Año:  Registro del año contablemente abierto (2). 

• Mes: Registro del mes abierto que aplicaría el comprobante (3). 
• Consecutivo: secuencia interna de registro que asigna el sistema al guardar (4). 
• Fecha de Sistema: fecha en que se registra el comprobante (no se puede modificar) (5). 
• Clase: se asignan a códigos específicos identificados por el personal contable (6). 
• Estado: por defecto todo “Comprobante” se crea con Estado= ‘PENDIENTE’ (7). 

• Descripción: explicación o identificación del comprobante que se quiere crear o registrar (8). 
• Doc. Fuente: secuencia o control interno del departamento de contabilidad (9). 
• Creado:  información del usuario que está generando el comprobante (10). 
• Débito y Crédito:  campos que indican si los registros están en balance, al registrar un detalle de comprobante estos campos deben estar con el mismo monto (en balance) (11). 

DETALLE DEL COMPROBANTE: registro de las cuentas y montos que componen el comprobante. Registrado el encabezado creamos los renglones que conforman el comprobante botón (+) tantas cuentas conforman el comprobante se pueden seleccionar y traerlos con la acción “agregar”  

• Para seleccionar las cuentas que aplican sobre el comprobante solo seleccionamos del listado de cuentas de nuestro catálogo y le damos agregar.   
• Todas las cuentas que se seleccionen se mostrarán en el detalle con sus respectivos campos para completar el comprobante. 
• Cuenta y Descripción:  vienen de la selección de las cuentas. 
• Tipo de Movimiento: Para definir que lado de la cuenta se afecta (“Débito” o “Crédito” ).
• Valor:  monto que aplica sobre la cuenta seleccionada. 
• Comentario: descripción adicional de utilidad para contabilidad que permite identificar la inclusión de la cuenta en el comprobante. 
• Tipo de Referencia: por defecto se registra tipo “DIARIO”, de usar las opciones “CXC” o “CXP” al aprobar el comprobante permite asociar el registro desde el mayor a los auxiliares de Cuentas por Cobrar(CXC) o Cuentas por Pagar(CXP). 
• Det. Auxiliar: opción que se activa solo con aquellos comprobantes en estado “Aprobado” y Tipo de Referencia entre CXC o CXP. Se activa por la acción ver icono con permiso (1) Ver. 
• Totales del Detalle: balance de los montos registrados débitos y créditos, para guardar el comprobante debe de estar en balance, débitos y créditos iguales. 

Al estar registrado el Encabezado y el Detalle del comprobante, se procede a “GUARDAR”. El sistema avisa que se generó satisfactoriamente. Internamente le asigna un consecutivo que identifica el Número de Comprobante. La combinación de Año y Consecutivo permite identificar la creación del mismo. 

1. “Editar Comprobante” : permiso sobre el botón(4) se editan comprobantes creados y con estado=”PENDIENTE”.  Aplicando filtros sobre el “AÑO” y “ID” identificamos el comprobante que se requiere editar. Seleccionamos el comprobante (gancho) y presionamos el botón “EDITAR” permiso (4).  La opción de editar muestra el comprobante y permite modificar el detalle del mismo, se puede agregar y/o eliminar líneas del comprobante.  Al editar el comprobante para guardar se debe estar en balance.   
2. “Aprobar Comprobante”: permiso sobre el botón(6) “Aprobar Comprobante Diario” . Proceso que afecta las cuentas contables y sus montos del lado(db/cr) indicado en el comprobante. Solo al aprobar el comprobante se afecta la contabilidad.
3. “Anular Comprobante”: permiso sobre el botón (7) un comprobante en estado “PENDIENTE” puede anularse o eliminarse por completo por que aún no ha afectado la contabilidad (Solo al aprobar el comprobante se afecta la contabilidad), al entrar a esta condición el sistema pregunta si desea conservar el registro o eliminarlo. 
4. “Desaprobar Comprobante”: con permiso sobre el botón (50) el sistema crea un nuevo asiento que revierte el registro original del comprobante. Este comprobante se crea con estado “Pendiente” el cual para que aplique contablemente la reversión se debe “Aprobar” (paso 3). 
5. “Imprimir Comprobante”: para la impresión de los comprobantes se cuenta con 3 botones permiso (2) Imprimir Detallado, Imprimir Resumido e Imprimir Comprobante. Todos muestran reportes en PDF del encabezado y detalle del comprobante seleccionado. La impresión nos permite revisar el comprobante tanto en pantalla como en medio impreso. 
6. “Registrar Comprobante Histórico”: los comprobantes históricos permiten el registro de ajustes contables o ajustes de auditores sobre el año anterior cerrado. Estos comprobantes afectan el llamado mes 13 que aplican comprobantes de ajustes y/o comprobantes de auditores quedando separados de la operación normal de mes y año activo. Con permiso sobre el botón (52) se crea el comprobante por defecto sobre el año anterior “cerrado” y para el mes 13, con las cuentas y montos que aplican y afectarían el cierre del año contable para las cuentas de activos, pasivos o capital. 
7. “Aprobar Comprobante Histórico”: generado un comprobante histórico se procede a su “Aprobación” para que aplique sobre las cuentas y montos registrados. Solo al aprobar el comprobante se afecta la contabilidad. Con permiso sobre el botón (53) se aprueban los comprobantes históricos. 
8. “Anular Comprobante Histórico”: con permiso(54) y (55) anulamos un comprobante histórico que fue “Aprobado”. El ejecutar la anulación crea un comprobante que revierte el comprobante histórico original. Este comprobante que se genera por el sistema se debe “Aprobar” para que aplique sobre las cuentas y montos registradas. 

Enlaces Relacionados: 

1. Administración>Paginas 
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3. Administración>Perfiles 
4. Administración>Usuarios 
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6. Mayor General>Mantenimientos>Tipos de Comprobantes 
7. Mayor General>Transacciones>Comprobantes Fijos 
8. Mayor General>Transacciones>Generar Comprobantes de Auxiliar